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5 dicas para introduzir automação aos negócios

Publicado em 10/out/2017 8:40:27

Entenda como inserir a automação em empresas para garantir melhores resultados.

 

5 dicas para introduzir automação aos negócios

À medida que um negócio começa a crescer é comum sentir a necessidade de aumentar o número de tarefas, fragmentar processos, alongar o ciclo de vida da prestação de serviço ou produção de um produto. Com isso, o negócio se torna mais complexo e mais sujeito a falhas, erros e perigos, principalmente para empresas que utilizam o ambiente digital.

 

Como já comentamos aqui no blog, a automação dos negócios (LINK) pode ser uma solução para integrar sistemas e substituir atividades humanas por automáticas, liberando profissionais para trabalhos mais importantes e que não podem contar com padronizações na execução.

 

Assim, a automação se coloca como um sinônimo para o aumento da eficiência, menores custos e melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores.

 

Em resumo, a automatização de processos se caracteriza por:

 

  • Não apresentar interação humana;
  • Ser composta de tarefas repetitivas e recorrentes;
  • Integrar dois ou mais sistemas ou ferramentas.

 

Para que seja possível alcançar uma automatização eficiente e capaz de beneficiar os negócios é essencial introduzi-la da maneira correta, utilizando os programas e aplicações corretos e que consigam garantir o funcionamento independente, ainda que seja necessário checar com frequência os processos para mantê-los sempre direcionados para as metas e objetivos estratégicos definidos.

 

Cabe à revenda de TI oferecer o direcionamento que o cliente necessita para que a automação seja implementada de maneira correta. Por isso, separamos 5 dicas essenciais para que a automação de processos de seus clientes seja eficiente:

 

1. Tenha um plano

Antes que seja iniciado o processo de automação é importante realizar um planejamento estratégico. Nele, devem ser identificados os resultados que se pretende alcançar para o negócio.

 

Toda implementação de sucesso depende da observação dos objetivos e da avaliação das tecnologias que podem ser utilizadas para que eles sejam alcançados, sempre coletando dados e resultados para medir sua eficiência. É o planejamento desenvolvido com base nesses dados que vai permitir que a empresa se prepare para aproveitar as futuras oportunidades, além de evitar riscos e preparar a equipe para que falhas ou erros não prejudiquem o negócio.

 

2. Mapeie a automação

A partir do momento que as metas e objetivos estão definidos e que foi identificada uma forma de mensuração, é hora de iniciar a identificação de quais processos deverão ser automatizados para que os resultados pretendidos sejam alcançados.

 

A automação deve, então, ser mapeada. Geralmente, isso é feito por meio de um mapeamento dois por dois, em que são identificadas as mudanças causadas na experiência dos clientes e colaboradores em comparação com a natureza prática da automação, de forma que seja possível definir se é uma mudança necessária e benéfica ou indiferente ao negócio.

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3. Integre os colaboradores

A equipe que auxiliará na transição é uma peça-chave para a automação dos processos, o que, geralmente, exige que a empresa busque por serviços terceirizados de TI ou de uma empresa de gestão de projetos.

 

Essa necessidade existe, especialmente nas etapas iniciais de planejamento, por evitar que os colaboradores da empresa tenham seu trabalho prejudicado pela necessidade de realizar mais uma tarefa e por ser de extremo auxílio buscar a ajuda de alguém que consiga enxergar os efeitos e necessidades da transformação digital de maneira mais objetiva, como acontece quando se consulta serviços especializados.

 

4. Muita comunicação

Como qualquer mudança promovida dentro de uma empresa, é necessário sempre manter uma comunicação e um relacionamento claros com os colaboradores, uma vez que a introdução de novidades, como a automação, pode causar impactos muito grandes em tarefas cotidianas no ambiente de trabalho.

 

Oferecer aos colaboradores uma compreensão de como serão as mudanças, o porquê elas são necessárias e como elas vão beneficiar a empresa e facilitar a execução das atividades é essencial, garantindo que o desempenho do trabalho não seja afetado.

 

5. Não se deixe enganar

Mesmo que a automação seja sempre considerada como um benefício ou como uma forma de melhorar a produtividade e segurança dos processos do negócio, nem sempre ela é necessária.

 

É preciso ter consciência de que, assim como acontece com qualquer outra tecnologia, implementar mudanças que não são necessárias ou não trazem melhoras significativas, na maioria das vezes, significa um gasto de recursos financeiros e tempo que poderiam ser utilizados em outras tarefas.

 

Assim, vemos que a automação nem sempre significa uma melhora nos processos e resultados de um negócio e que a maneira mais eficiente de aplicá-la é, primeiro, conhecendo as necessidades do negócio e desenvolvendo um planejamento detalhado. Esta pode ser uma peça-chave para revendas e seus clientes, desde que implantada de maneira correta, com consciência e apenas quando houver real necessidade e possibilidade de crescimento para os negócios.

 

 

Fontes:

https://www.modernmsp.com/5-ways-msps-introduce-automation/

https://pluga.co/blog/gestao-empresarial/automatizar-processos/

 

 

Categorias: Revendas de TI, Automação, Serviços de TI, MSP