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Como analisar a qualidade de um processo de automação

Publicado em 9/out/2015 5:00:00

Com a automação, é possível controlar todos os registros das ocorrências e todos os problemas que aparecem.


Como analisar a qualidade de um processo de automação

Considerada um fator decisivo na entrega rápida de serviços, a automação é peça chave para a melhoria dos processos nas empresas. Utilizando um software correto para cada empreendimento, a automação melhora a qualidade do serviço e esse fator influencia diretamente na satisfação do cliente, além de reduzir custos e aumentar os acertos. Com isso, a redução dos custos operacionais é o resultado mais significativo do processo, mas não é o único. Automatizar tarefas manuais, rotineiras e repetitivas diminui a incidência de erros, aumenta a conformidade às políticas e padrões, melhora a qualidade dos serviços e, consequentemente, amplia a disponibilidade da empresa para atender novos clientes.

Afinal, a automação tem o objetivo de definir e otimizar os processos de negócios, pois em seguida, o mesmo será executado sob o planejamento informatizado. Vale ressaltar que este procedimento não está limitado à mera execução de atividades automáticas por computadores. Ele vai além, mantendo uma ampla intervenção humana e a participação dos diferentes participantes relacionados, como colaboradores, clientes e parceiros.

 

Mas, como se pode analisar a qualidade do processo de automação?

A resposta é bem complexa e varia de acordo com a necessidade e realidade de cada empresa. Mas, no geral, a automação feita com qualidade proporciona muitas vantagens, entre elas, a segurança. Isso porque, com o processo, é possível controlar todos os registros das ocorrências e todos os problemas que aparecerem. Em contra partida, é possível controlar também as soluções encaminhadas, levando a um monitoramento mais eficiente dos processos internos. Entre outros fatores positivos, a automação permite um acompanhamento rotineiro, evitando os prejuízos e a perda de produtividade causada pelas falhas no sistema. E se for necessária uma auditoria na empresa, o processo permite o controle de programas e equipamentos documentando as informações. Outro benefício da automação é o ganho de tempo no dia a dia da empresa. O suporte eficiente fora do escritório ou do horário comercial também é um tipo de demanda facilmente atendida com a adoção de um sistema de automação de TI.

É fundamental que as empresas, ao investirem na automação de seus processos, não deixem de lado a área de TI. Se esquecida, há o risco desse setor - tão importante para assegurar o bom funcionamento das demais áreas - não atuar com todo o seu potencial como indutor ou facilitador do crescimento da organização. 

 

Importância e qualidade da automação

Hoje em dia, com o mundo corporativo tão competitivo, ter qualidade na prestação de serviço é o básico que uma empresa pode oferecer. Cada corporação deve analisar muito bem o que precisa e verificar a importância da contratação do serviço. No caso da automação, é preciso levar em conta que a operação de TI é basicamente uma série de rotinas. Isso significa que, em média, 80% das atividades são repetitivas e de baixo valor ao negócio. No entanto, elas necessitam ser executadas, pois caso contrário, podem oferecem risco à empresa. Daí entra o dilema: ”se eu fizer tudo certo todo dia, não faço mais que a obrigação, no entanto, se falhar, pronto! Meu erro será lembrado sempre”. Nessa hora entra em cena a automação, mas antes da contratação, a qualidade deve ser analisada. Afinal, a automação deixa de ser uma opção para se tornar uma saída, já que deixa as operações mais eficientes, além de ser uma prática extremamente eficaz.

Isso porque, quando se automatizam processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades da empresa. Algumas empresas não comercializam pacotes completos, o que torna ainda mais acessível todo o processo. Por meio da automação, um serviço melhor é oferecido ao cliente, dada a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar, além da redução de custos. Outra vantagem de se automatizar um processo reside na simples premissa de que nos casos em que a interação humana agrega pouco valor à realização da tarefa, estas atividades manuais podem ser automatizadas, poupando tempo e recursos. Isso porque, se em um processo as pessoas precisam interagir com diferentes sistemas para realizar suas tarefas, com a automação é possível desenhá-lo de forma que essas interações sejam feitas automaticamente. Essa mudança gera ganhos em produtividade, uma vez que os participantes não precisam mais inserir dados manualmente, o que reduz a possibilidade de erros humanos, além de aumentar o controle e tratamento das integrações com outros sistemas.

Vale lembrar que um Business Process Management System (BPMS) oferece, com a automação, os seguintes controles de integridade de um processo:

  • A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS
  • A realização das atividades previstas é garantida
  • Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade
  • Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão)
  • Controle de papéis e responsabilidade

 

Finalizando, a automação de um processo permite obter uma enorme quantidade e variedade de indicadores extremamente úteis para a gestão. São meios que permitem saber, por exemplo, quanto tempo o processo está levando, se parou, quanto tempo parou e porque parou. Isso é possível porque o BPMS armazena todas as informações referentes às execuções das instâncias dos processos. Automatizar o processo é algo que deve ser analisado e colocado em prática de acordo com cada empresa, não esquecendo de que a área de TI também necessita de ser automatizada.



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Fontes:

http://www.infoworld.com/article/2976946/systems-management/thin-line-between-good-and-bad-automation.html

http://www8.hp.com/br/pt/software-solutions/operations-orchestration-it-process-automation/

Categorias: Revendas de TI, Automação