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5 benefícios de uma equipe de TI proativa e como implementá-la

Publicado em 14/jan/2019 5:00:00

A TI proativa irá utilizar métodos e ferramentas que contribuíram para a melhor gestão do setor, com ganhos reais para as empresas.

 

5 benefícios de uma equipe de TI proativa e como implementá-la

 

Atender melhor às exigências do mercado, criar soluções e atuar de forma estratégica ao antecipar incidentes e gerir de forma inteligente os recursos existentes: essas são algumas vantagens que uma empresa pode ter ao adotar uma cultura de Tecnologia da Informação (TI) proativa.


A chamada TI proativa pode representar um diferencial competitivo significativo, com ganhos reais e visíveis para as empresas. A TI proativa irá utilizar métodos e ferramentas que contribuíram para a melhor gestão do setor. O grande desafio, no entanto, está em como construir um caminho para implementar uma equipe de TI pautada na proatividade e que gere benefícios.

 

A seguir, serão apresentadas cinco vantagens em ter uma cultura proativa no setor de tecnologia da informação além de algumas dicas de como implementar essa cultura nas organizações.


1. Detectar problemas com mais agilidade

Uma equipe de TI proativa será capaz de prever ou antecipar falhas por meio da verificação da infraestrutura de rotinas. Essa tarefa simples se mostra muito eficaz, uma vez que impede que os problemas evoluam, além de possibilitar que a equipe possa estudar a melhor maneira de corrigir essas falhas com menor impacto possível para a empresa.


2. Redução de prejuízos causados por incidentes

Num mundo cada vez mais competitivo, reduzir gastos e prejuízos é fundamental para o bom desempenho das organizações. Para se ter uma ideia, uma pesquisa da consultoria Emerson Network Power revela que os prejuízos devido a incidentes com tecnologia em grandes companhias podem alcançar a marca de 300 mil dólares por hora.

 

Esse número impacta na redução da produtividade de toda a equipe, implica mais recursos para conseguir atuar na resolução de problemas, gera insatisfação nos clientes na demora ou pouca eficiência no atendimento de suas demandas e, consequentemente, acaba por significar queda nas vendas.

 

A TI proativa estará justamente atuando no sentido de reduzir o número de incidentes. Com menos incidentes, as equipes podem focar na atuação preventiva, o que representa redução de prejuízos para a organização.

 

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3. Melhor gestão dos recursos tecnológicos

Como visto acima, atuar preventivamente pode reduzir o número de incidentes, além de tempo e dinheiro gastos com tecnologia como um todo. Um dos grandes benefícios da proatividade em TI está justamente em atuar na antecipação de problemas no setor, uma vez que ruídos e distúrbios operacionais na rotina, além de sugar a energia da equipe, ainda desperdiçam horas de trabalho que poderiam estar sendo usadas no melhor atendimento ao cliente, por exemplo.


Com a antecipação de problemas na área, as equipes de TI podem se dedicar às questões estratégicas do negócio passando a colaborar, inclusive nas tomadas de decisões, uma vez que, com redução no número de incidentes, os profissionais de TI podem focar nas tarefas estratégicas ao invés de serem interrompidos para resolver problemas pontuais.


4. Qualidade no atendimento e na prestação dos serviços

Atuar de maneira a identificar e corrigir falhas com mais agilidade impacta positivamente na percepção e na qualidade dos serviços prestados.


Uma das vantagens da cultura de proatividade em TI é o mapeamento de problemas e o atendimento mais rápido e assertivo às demandas dos clientes (internos e externos). Evita-se problemas recorrentes, que desgastam a equipe e geram insatisfação em quem está sendo afetado pelo problema.


Outro grande benefício do mapeamento de problemas está na possibilidade de atuar na correção deles com mais tranquilidade, o que permite, ao longo do processo, encontrar a solução mais adequada para cada situação.


Dessa forma, a redução no tempo de atendimento e a otimização do tempo da equipe para foco em assuntos estratégicos repercutem, na prática, em uma percepção de qualidade dos serviços prestados, tanto pela empresa, quanto pelo mercado.


5. Aumento da produtividade

A otimização das rotinas do setor, como visto acima, impacta na percepção da qualidade dos serviços prestados como um todo. Mas, mais do isso, rotinas proativas garantem que a equipe e outros setores da empresa não fiquem inativos por problemas técnicos.


Dessa forma, o fluxo de trabalho não é interrompido, evitando atrasos e fazendo com que a distribuição de atividades dos especialistas seja racional e equilibrada, uma vez que, com menos incidentes, a equipe pode se dedicar a um problema maior que pode estar impactando o negócio.


Com uma equipe de TI proativa, que realiza monitoramentos regulares, a distribuição e alocação dos especialistas podem ser muito mais eficientes, o que reflete no desempenho de toda a empresa.


Mas como implementar uma cultura proativa em TI? A tarefa não é fácil nem simples. A seguir, serão apresentadas algumas ações para implementar esse modelo na sua empresa e usufruir dessas vantagens.


Visão completa do setor

Uma das primeiras dicas para a implantação da cultura ou modelo de proatividade em TI é uma visão geral da área.


Para isso, o gestor de TI precisa enxergar sua área de forma global. Isso significa, na prática, que o gestor tenha informações que vão desde a infraestrutura, passando pelo conhecimento das especialidades de cada um dos membros da equipe, bem como saber quais são os processos internos e externos em que eles possam ser melhor aproveitados.


Esse mapa completo da área possibilitará tanto a administração quanto a distribuição correta de tarefas e responsabilidades do setor.


Adoção de um modelo orientado para prevenção de riscos

Prevenção de riscos, falhas e dúvidas dos usuários: prepare e treine sua equipe orientado para a identificação, antecipação e solução desses problemas.


Atuar com foco na prevenção, como visto, gera inúmeros benefícios. Uma equipe de TI proativa é moldada para atuar dessa forma. Treinamento e capacitação constante são fundamentais, assim como a integração entre as equipes.


A troca de informações e a comunicação constante deve ser estimulada. Para tanto, é possível promover reuniões conjuntas entre equipes de suporte e monitoramento. Quanto maior for a integração da equipe, mais ágeis e estratégicas elas serão.


Quanto à capacitação, estabeleça um calendário de treinamentos e garanta um fluxo (ou metas) para que todos possam participar desses momentos de reciclagem e de atualização. Isso contribui para que os colaboradores sejam capazes de apresentar as melhores soluções e análises para as ocorrências da empresa.


Por fim, para que a equipe de TI proativa possa realmente oferecer benefícios à toda a empresa e estendê-los a todos seus usuários, é muito importante também escolher ferramentas e soluções tecnológicas adequadas à realidade do negócio. Esse direcionamento estratégico e de análise impacta muito quando o assunto é investimento e na relação custo benefício das tecnologias que serão empregadas.


Trabalhe com monitoramento e indicadores de performance

É a análise dos indicadores que irá permitir que a gestão seja mais eficiente. Por isso o monitoramento de cada item deve ser feito de forma constante, visando tanto otimizar infraestrutura quanto permitir a execução de ações preventivas.

 

Um bom mapeamento de processos e ocorrências oferece um controle maior das atividades relacionadas à infraestrutura. Por exemplo, no caso de ocorrências e imprevistos, as equipes, atuando de forma integrada, vão dispensar tempo e trabalho adequados àquela demanda, sem sobreposição de recursos físicos e operacionais em uma mesma atividade.


Por isso, é importante investir em bom sistema de gestão, com ferramentas e funcionalidades que garantam um bom atendimento às demandas do negócio, das equipes internas e do público externo.

Categorias: Carreira em TI