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9 recomendações para uma boa implementação de processos em projetos de TI

Publicado em 12/mai/2017 5:00:00

Criar etapas e monitorar a implementação facilita a criação de um sistema completo.

9 recomendações para boa implementação de processos em projetos de TI

Processos, muito diferente do que muitas pessoas pensam, não são engessados. Pelo contrário, são flexíveis e em constante mudança. Sempre há uma forma melhor de realizar alguma ação, com corte de custo, ou de tempo ou de mão de obra.

 

Por isso, os processos têm vida. Ganham agilidade e facilidade de acordo com a cultura de cada empresa e com o perfil dos colaboradores que fazem parte de um sistema. É discutível e pode ser aberto para sugestões. Porém, depois de definidas as bases de um processo, é preciso levar à risca suas ações. Mesmo se houver um erro, é preciso testá-lo de diferentes formas para saber onde pode ser corrigido.

 

Algumas recomendações são fundamentais para uma boa implementação de processos em projetos de TI:

 

1- Seguir a cultura da empresa

Cada companhia tem a sua característica e dependendo do estilo de trabalho das equipes, os processos vão funcionar de forma diferente. Pessoas que estão adaptadas a tecnologias, podem por exemplo, realizar os processos todos de forma informatizada. Para equipes que têm dificuldade em lidar com as plataformas, serão necessárias mais horas de treinamento e que utilizem outras ferramentas.

 

2- Engajar toda a equipe

Todos, sem exceção, devem estar envolvidos na forma correta dos processos, desde o estagiário até o presidente da empresa. Não pode haver gargalo e nenhuma forma de escapar do que já está com regras. Se existe o processo, precisa ser executado.

 

3- Ter um processo teórico completo

Deve ser descrito de uma forma simples, como linguagem que possa ser compreendido por todos. Fluxos, procedimentos, matriz de responsabilidades são informações que devem estar contidas neste documento. Será utilizado pela auditoria, para saber se os processos estão sendo bem executados e como fonte de estudo e consulta por parte dos colaboradores.

 

Sustentabilidade em TI

 

4- Dividir o processo por etapas para a implantação

Criar fluxos e adaptá-los à rotina de trabalho dos colaboradores é o mais indicado, ao invés de traçar um processo por inteiro e ficar buscando os pontos de gargalo. Se as pessoas conseguem entender o processo, facilita a absorção das ideias gerais e conseguem trabalhar com mais agilidade nas próximas etapas.

 

5- Comemorar as conquistas com a equipe

Quando um processo é cumprido dentro de sua expectativa e o resultado final esperado aparece, a equipe deve ser informada, recebendo felicitações. É um incentivo para que continuem a atuar de forma correta, enxergando os benefícios do processo para o todo.

 

6- Treinamento e canais de comunicação

Antes de colocar em prática, as pessoas precisam saber usar o sistema e quais são os objetivos de cada processo que será implantado. Qual a responsabilidade de cada membro, quais as funções, prazos, quais os tipos de informações que são necessárias para alimentar toda a cadeia dos processos. Além disso, é necessário ter canais de comunicação abertos para receber dúvidas, discutir possibilidades e esclarecer ações que podem estar atrasando os processos.

 

7- Adequar os processos às boas práticas

O que o mercado, o concorrente estão fazendo de diferente em questão de processos? Quais são as melhores práticas e como bons exemplos podem ser implantados de acordo com a cultura da empresa? Estudar casos de sucesso e como contextualizá-lo para o próprio negócio é interessante para queimar algumas etapas de implantação, aprendendo com os erros dos outros.

 

8- Automatização dos processos mais maduros

Assim que um processo já estiver funcionando corretamente, se for possível automatizá-lo seria uma ótima oportunidade, para dar mais espaço para outras atividades aos colaboradores e mesmo agilizar os processos.

 

9- Melhoria contínua

A partir do ciclo PDCA (Plan, Do, Chek, Act – Planejar, Fazer, Checar, Agir), é possível promover melhoria contínua dos processos, atualizando suas ferramentas de acordo com as necessidades dos usuários. Este ciclo tem por objetivo entender como surgem os problemas, como devem ser solucionados, suas causas e consequências. Encontrando o gargalo, é possível promover as mudanças necessárias e atingir os resultados com mais eficiência.

 

A implantação de processos em projetos de TI deve ser feita com qualidade, pensando nas etapas isoladamente e no usuário final. Refazer o trabalho, reprogramando um processo é mais fácil quando está bem monitorado, sabendo exatamente onde estão os principais erros e ajustando conforme o perfil do cliente.

 

Fontes:

http://www.itsmnapratica.com.br/recomendacoes-para-implementacao-de-processos/

http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/pratica/ciclo-pdca-uma-ferramenta-imprescindivel-ao-gerente-de-projetos

 

Categorias: Profissionais de TI, Projetos de TI