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BI & Gestão Educacional: como potencializar o ensino e a aprendizagem?

É um grande desafio para o setor de ensino garantir a boa qualidade na entrega do processo educacional. Veja como o Business Intelligence pode ajudar.

 

Quantas vezes você já se perguntou... 

...como podemos potencializar o processo ensino e aprendizagem? 

...quais informações podemos utilizar para aprimorar esse processo? 

...onde buscar essas informações? 

...quando devemos estar atentos à evasão educacional? 

...o que podemos fazer para garantir o sucesso na gestão educacional? 

...quanto nos custaria garantir a qualidade de nossas entregas? 

Você deve estar se perguntando por que estamos lhe fazendo tantas perguntas? 

Porque com certeza você encontrará as respostas quando relacionar BI com a Gestão Educacional. 

Vamos responder juntos?! 

Antes de mais nada é importante definirmos alguns parâmetros. Afinal, o que estamos chamando de Gestão Educacional e qual a definição de BI (Business Intelligence) que utilizaremos ao longo do artigo. 

Pois bem, consideraremos aqui como Gestão Educacional todo o processo que envolve a Educação Formal (tanto básica, quanto superior), desde a recepção do aluno como um potencial estudante da instituição, passando pela sua matrícula, vida acadêmica, conclusão e chegando ao seu status de egresso. Tanto do ponto de vista acadêmico/pedagógico, quanto administrativo.  

Por sua vez, consideraremos BI como sendo um conjunto de técnicas e conceitos associados a processos de tratamento de dados e tomada de decisões. Tratamento, entendemos como sendo busca, monitoramento, coleta, armazenamento, organização, entrelaçamento e análise de dados, que são convertidos em informações a serem compartilhadas, visando dar apoio e suporte para a tomada de decisões, tendo em vista uma boa gestão de negócios em geral, no caso desse artigo: à Gestão Educacional. 

Isso posto, vamos aos fatos. 

É um desafio para quaisquer gestores educacionais, tanto em Educação Formal Básica quanto Ensino Superior, garantir a boa qualidade na entrega do processo educacional de suas instituições, seja atrelando ao sucesso no processo ensino e aprendizagem, seja garantindo a saúde financeira da instituição e a sua sustentabilidade. 

Independentemente do aspecto que olharmos (acadêmico ou financeiro), devemos estar atentos às informações que temos em mãos ou às que podemos ter acesso. Essas informações perpassam tanto a trajetória social do estudante, quanto o segmento da Educação como um todo, isto é, desde o mercado educacional aos órgãos regulamentadores. 

Em outras palavras, devemos ter um foco de atuação a partir de uma visão ampla. Isso auxilia na antecipação de movimentos e na identificação de possíveis problemas que estejam ocorrendo ou que possam vir a ocorrer. Quanto mais informações sobre o negócio em si eu consigo coletar, mais intercorrências pontuais eu consigo evitar e tratar de forma adequada. 

Poderíamos aqui elencar uma série de desafios que permeiam os pensamentos de um gestor., desde a captação e efetivação de matrículas até a fidelização do estudante, da sua performance acadêmica ao seu sucesso na vida egressa, dos custos de manutenção da instituição à (in)adimplência. Do absenteísmo à evasão. Da relação família-estudante-instituição à relação instituição-docentes-estudantes. Enfim, são diversas variáveis e vários parâmetros que devem ser ajustados nesse sistema complexo. 

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Entretanto, justamente por se tratar de um sistema complexo, do ponto de vista matemático, devemos tentar buscar uma harmonia nele. Essa harmonia ocorre ao entendermos como um sistema caótico, praticamente um fractal, e, portanto, possível a identificação de elementos e a identificação de padrões de repetição entre as partes do sistema, logo, à predição. 

Conseguindo entender essas diversas variáveis e como elas se relacionam, conseguiremos potencializar o processo ensino e aprendizado coletando os dados e analisando as informações corretas que estão disponíveis ao nosso alcance. Tais informações podem nos dizer o que interfere no bom desempenho do estudante e, consequentemente, da instituição. 

Devemos ter em mente, de forma clara, que todos os problemas da instituição perpassam por todos os setores e envolvem a todos. Por exemplo, a questão de evasão envolve etapas que vão desde o acesso do aluno à saída da instituição, seja por questões de ordem social, financeira, estrutural, acadêmica entre tantas outras. Vejamos alguns exemplos de situações que podem gerar intercorrências na Gestão Educacional de uma instituição.  

  1. estudante que vive em situação de vulnerabilidade social ou baixa condição sócio econômica; 
  2. desestruturação emocional do estudante devido a relações de ordem familiar ou social; 
  3. dificuldades cognitivas pregressas; 
  4. instabilidade financeira; 
  5. baixa sinergia com o modelo de ensino da instituição; 
  6. flutuação política, econômica e legal de ordem pública; 
  7. transparência e coerência em ações educacionais por parte da instituição; 
  8. qualidade no aprimoramento e na formação do Corpo Docente; 
  9. protocolos e condutas alinhadas com a legislação e demanda educacional vigente; 
  10. rápida adequação a situações inesperadas que envolvem ações emergenciais (como a pandemia). 

...entre vários outros. 

Note, entretanto, que essas análises são passíveis de serem feitas previamente, antecipando nossas ações, tanto em instituições de administrações públicas quanto privadas, de segmento básico a superior, de instituições únicas a grupos educacionais conglomerados.  

O ponto que destacamos aqui é a necessidade de se afastar da situação para que seja possível olhar o todo e focar em cada uma das partes. 

A pergunta que fica então é...como podemos fazer isso? 

A resposta é transformar DADOS diversos (web, artigos, mídias, pesquisas institucionais etc.) em INFORMAÇÃO relevante. Isto é, permitir com que esses dados ganhem forma, tamanho, textura, cor, som, sabor, aroma, enfim, sejam perceptíveis. 

Dados relevantes à Educação e à própria instituição podem ser extraídos da internet, dos processos internos e das relações entre esses dados. Por isso, é de extrema importância saber quais deles devem ser coletados, armazenados e processados para que gerem informações relevantes e passíveis de análise. 

A área educacional está constantemente gerando dados. Toda instituição educacional gera dados relevantes o tempo todo. Todas as pessoas envolvidas no processo da instituição produzem uma série de dados, de dados estruturados (com uma organização clara e bem definida), semiestruturados (com uma relação lógica entre eles), a não estruturados (os diversos dados disponibilizados por diferenciadas fontes). O que devemos saber, então, é quais dados devo tratar, como devo tratá-los e de que forma posso analisá-los. 

Para isso, nossa sugestão é lançarmos mão do conceito de BI e utilizar o big data como elemento fomentador. De um lado, um (o big data) nos fornece muitos dados necessários, do outro (o BI) ajuda a transformar esses dados, e tantos outros, em informações tangíveis e compartilháveis. 

Para prosseguirmos, devemos lembrar que o conceito de big data é caracterizado pelo que chamamos de  
V’s: 

  • Volume de informações que trafegam pela rede mundial; 
  • Velocidade com que os dados podem ser coletados e analisados como um grande diferencial competitivo no mercado; 
  • Variedade de dados que podem ser acessados, desde redes sociais digitais até preferências, hábitos e tendências que esses dados podem apresentar; 
  • Veracidade das fontes de acesso pelas instituições que são consideradas confiáveis (páginas de órgãos governamentais, veículos sérios de comunicação, entidades de classe entre outros); e  
  • Valor agregado ao dado que será coletado e, posteriormente, tratado e transformado em informação útil. 

Assim sendo, resta-nos explorar o conceito de BI. Mas será que ele permite mesmo a possibilidade de tangibilizar os números? 

Esse conceito baseia-se, praticamente, em dois pilares correlacionados: Dados e Tomada de Decisão. 

1. Dados

Como já dissemos, esses dados podem ser obtidos de fontes diversas, desde de uma pesquisa mais ampla na internet, de sites específicos como governamentais, com seus protocolos e diretrizes, aos de entidades de classes, com suas orientações e deliberações, de redes sociais digitais às informações disponibilizadas pelos próprios estudantes, tais como desempenho acadêmico, frequência, acessos à plataforma de aprendizagem, sociogramas, aspectos financeiros etc., de atividades da concorrência à escuta ativa de críticas e sugestões em uma análise 360 ou outras relações na própria instituição para com os seus parceiros (estudantes, famílias, docentes, fornecedores etc.).  

Enfim, uma gama de possibilidades.  

Entretanto, a seleção de quais dados devem ser coletados torna-se de extrema relevância. Esses dados são aqueles que deverão ser, a posteriori, tratados e, depois de processados, transformados em informação palpável. Para isso, é necessário ter uma visão ampla do negócio e do que pode impactá-lo. Uma ação com foco na sustentabilidade, numa Gestão de Permanência (tanto do estudante como do elenco de colaboradores). 

Lembramos que a Gestão de Permanência envolve: 

  • Análise de Riscos: quais são os perigos financeiro e de qualidade que a instituição está sujeita? 
  • Análise Reativa: o que eu faço com a informação que eu consegui? 
  • Análise Preditiva: seja da instituição ou do mercado, com dados oficiais e atos regulatórios, como eu devo agir para ampliar a minha ação de qualidade de maneira preventiva e antecipada? 

 Assim, deve-se se pensar a Gestão de Permanência como um tema transversal que se relaciona diretamente à proposta de qualidade total. Para isso, é importante que essa seja considerada um setor estratégico e, justamente por isso, tal setor deve estar diretamente ligado ao Gestor que consiga ter a visão ampla de todos os setores e preze pela qualidade de cada setor, pois a qualidade da instituição é a qualidade independente de cada um dos setores e a soma das qualidades. 

Para isso, precisamos utilizar, a nosso favor, os mais variados recursos digitais que estejam disponíveis e, se possível, criar estruturas e algoritmos específicos para a nossa instituição. 

Existem hoje diversos recursos digitais que podem auxiliar nesse processo. Recursos que podem trabalhar de maneira associada. Desde bot’s/robots (programas digitais para fins específicos de ações repetitivas) a sistemas específicos como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), BPMS (Business Process Management System), desenvolvimento de apps (aplicativos para eletrônicos diversos), integração por APIs (Application Programming Interface) etc. 

Resumindo: devemos conseguir acessar a maior quantidade de dados confiáveis possíveis e tratá-los de maneira adequada para que esses nos forneçam números, tabelas, gficos todo tipo de informação que torne a condução da Gestão Educacional algo “palpável”. 

 2.Tomada de decisões  

Uma vez coletados os dados selecionados e transformados em informação, chegou a hora da análise. Como dissemos, essas informações podem ser geradas inicialmente em vários formatos, desde tabelas a variados tipos de gráficos. Após essa geração, torna-se muito importante efetuar as análises. 

Existem hoje no mercado sistemas que tratam as informações processadas comparando o histórico da instituição, o momento presente e a perspectiva futura gerando relatórios baseados em riscos, tendências e predições. Entretanto, cabe ao Gestor Educacional dar vida a essas informações. Nesse quesito, é importante ter claro que o BI auxilia na interpretação e análise de dados e informações, identificando riscos e oportunidades. 

Não podemos nos esquecer que o atraso na tomada de decisão gera lacunas que podem ser exploradas pela concorrência e tornarem-se fragilidades institucionais. Justamente por isso, torna-se importante a modelagem dos dados, isto é, como deve ocorrer a associação dos dados externos a internos. 

Para isso, é de extrema importância ter muito bem definidos fluxos de processos. Esses fluxos definem os protocolos de ação, estabelecem as políticas de compliance (conformidades), evitam retrabalhos e auxiliam na melhoria das entregas. Os fluxos permitem viabilizar melhoras e deixar o processo cada vez mais claro. 

Essas ações permitem avaliar em todo os instantes perigos de evasão educacional e insucesso acadêmico. Esse movimento exige, sim, investimentos iniciais, mas garante a saúde financeira e sustentável da instituição, tendo um custo menor e um maior benefício. 

Precisamos ter consciência é que cada vez mais podemos (devemos) usar os recursos digitais que estão disponíveis a nosso favor. Sejam utilizando de algoritmos que associam os dados de entrada, evasão, (in)adimplênciaperformance discente e docente entre tantos outros, até mesmo o uso de computação cognitiva, sistema que usa de aprendizado de máquina (machine learning) associado à Inteligência Artificial e data mining (mineração de dados) para gerar um auto-aprendizado se aproximando dos processos cognitivos do pensamento humano. 

Por fim, ratificamos que o uso de BI na Gestão Educacional permite ver além da instituição. Em outras palavras, permite explorar regiões e perfis de prospecção, acompanhamento do desenvolvimento do estudante, acompanhamento da performance e melhoria na formação docente, acompanhar a vida egressa do estudante e planejar ações antecipando possíveis intercorrências no caminho. 

Resumindo, devemos utilizar inteligência educacional na gestão dos negócios! 

Texto por: Prof. Francisco A. C. Mendes, PhD

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